REGULAMIN
KORZYSTANIA Z INTERNETOWEGO BIURA OBSŁUGI KLIENTA
MIEJSKIEGO ZARZĄDU BUDYNKÓW SP. Z O. O. W WAŁBRZYCHU
§ 1 POSTANOWIENIA WSTĘPNE
1. Regulamin określa warunki korzystania oraz funkcjonowania Internetowego Biura Obsługi Klienta.
2. Regulamin określa obowiązki i zakres odpowiedzialności Administratora, jako podmiotu zarządzającego serwisem www pod nazwą „Internetowe Biuro Obsługi Klienta” oraz będącego administratorem danych osobowych, a także prawa i obowiązki zarejestrowanych Użytkowników.
3. Regulamin uwzględnia przepisy prawa polskiego, w szczególności:
a) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny,
b) ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
c) ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych,
d) ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
e) ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta,
f) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
4. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
a) MZB – Miejski Zarząd Budynków sp. z o. o. w Wałbrzychu,
b) E-BOK – Internetowe Biuro Obsługi Klienta Miejskiego Zarządu Budynków sp. z o.o. w Wałbrzychu,
c) Administrator – podmiot prowadzący Internetowe Biuro Obsługi Klienta, odpowiedzialny za jego prawidłowe funkcjonowanie, którym jest Miejski Zarząd Budynków sp. z o. o. w Wałbrzychu, ul. Generała Andersa 48, 58-304 Wałbrzych, NIP: 886-26-08-287; REGON: 891337815,
d) Użytkownik – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której Administrator przyznał uprawnienia do korzystania z usług E-BOK,
e) Rejestracja – utworzenie konta Użytkownika poprzez formularz elektroniczny lub osobiście w Biurze Obsługi Klienta,
f) Aktywacja konta Użytkownika – przyznanie odbiorcy usług unikatowego loginu oraz hasła umożliwiającego dostęp do korzystania z funkcjonalności E-BOK,
g) Login – ciąg znaków służący do identyfikacji użytkownika, nadany mu przez Administratora, podawany przez niego podczas logowania się do E-BOK,
h) Hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych podawany przez użytkownika po zalogowaniu się identyfikatorem do E-BOK,
i) Konto Użytkownika – elektroniczna ewidencja danych w E-BOK udostępniana w sposób autoryzowany wyłącznie jednemu określonemu Użytkownikowi,
j) SMS – krótka wiadomość tekstowa wysyłana do Użytkownika,
k) BOK – Stacjonarne Biuro Obsługo Klienta,
l) Umowa – kontrakt zawarty pomiędzy Administratorem a Użytkownikiem, którego szczegółowe postanowienia, zostały wskazane w niniejszym Regulaminie.
5. Rejestracja, założenie i korzystanie z E-BOK jest dla Użytkownika bezpłatne i dobrowolne.
6. Dostęp do E-BOK jest możliwy poprzez stronę internetową MZB dostępną pod adresem: https://www.mzbwalbrzych.pl/ w zakładce E-BOK, lub bezpośrednio przez stronę internetową: https://e-kartoteka.mzbwalbrzych.pl/
7. Użytkownik ma możliwość korzystania z E-BOK za pośrednictwem urządzenia i oprogramowania o następujących minimalnych wymaganiach sprzętowych:
a) Komputer lub telefon z dostępem do Internetu,
b) System operacyjny (Windows 7 lub nowszy), Mac OS lub Linux, Android,
c) Przeglądarka internetowa obsługująca połączenia szyfrowane SSL,
d) Do obsługi dokumentów generowanych w formacie PDF wymagany jest Adobe Acrobat Reader 8 (lub nowszy).
§ 2 ZASADY I WARUNKI KORZYSTANIA Z USŁUG E-BOK
1. Warunkiem przyznania Użytkownikowi uprawnień do systemu E-BOK i rozpoczęcia świadczenia usług jest:
a) zarejestrowanie się Użytkownika w E-BOK, poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego lub osobiście w siedzibie BOK poprzez złożenie wniosku o udzielenie dostępu do systemu E-BOK (załącznik nr 1 do Regulaminu),
b) zapoznanie się przez Użytkownika z niniejszym Regulaminem i zaakceptowanie jego postanowień, co wymaga zaznaczenia przez Użytkownika opcji:
· „Akceptuję treść regulaminu i zobowiązuję się do jego przestrzegania”,
· „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w zakresie i celach wskazanych w Regulaminie”,
umieszczonych wraz tekstem samego Regulaminu w systemie E-BOK na formularzu rejestracyjnym,
c) w celu aktywacji Konta Użytkownika niezbędne jest posiadanie i podanie przez Użytkownika adresu e-mail,
d) W celu weryfikacji tożsamości Użytkownika w procesie rejestracji w E-BOK należy podać następujące dane:
· numer płatnika,
· adres e-mail,
· nazwisko, imię lub nazwę firmy,
· 6 ostatnich cyfr z numeru konta bankowego do wpłat,
· kwotę ostatniej wpłaty,
· numer telefonu (opcjonalnie).
e) Użytkownik loguje się do Konta Użytkownika w E-BOK przy użyciu nadanego przez Administratora loginu oraz hasła przesłanego na adres e-mail podany przez Użytkownika po uprzedniej pozytywnej weryfikacji danych podanych podczas rejestracji. Po pierwszym logowaniu do E-BOK Użytkownik jest zobowiązany do niezwłocznej zmiany hasła,
2. Link do Regulaminu dostępny jest w siedzibie Administratora oraz na stronie internetowej https://e-kartoteka.mzbwalbrzych.pl/ – Użytkownik może zapoznać się z jego treścią, a tym samym z istotnymi warunkami świadczenia usług najpóźniej w momencie rejestracji w E-BOK, zgodnie z art. 12 ustawy o prawach konsumenta.
3. Poprzez akceptację Regulaminu podczas wypełnienia Formularza Rejestracyjnego Użytkownik, będący konsumentem potwierdza zawarcie Umowy na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie, zgodnie z art. 21 ustawy o prawach konsumenta.
5. Użytkownik zobowiązany jest przechowywać login i hasło w sposób zabezpieczający je przed dostępem osób trzecich. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z udostępnienia przez Użytkownika loginu lub hasła osobom trzecim.
6. W przypadku utraty tytułu prawnego do lokalu, dostęp do konta odbiorcy usług zostanie zablokowany przez Administratora w terminie do 30 dni od utraty tytułu prawnego.
7. Administrator odpowiada za prawidłowe działanie E-BOK.
8. Administrator nie odpowiada za szybkość przesyłu danych i jej ograniczenia wynikające z uwarunkowań technicznych, technologicznych, systemowych oraz rodzajów łącz transmisyjnych.
9. System dostępny jest dla użytkowników przez 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu. Administrator zastrzega sobie możliwość dokonywania przerw w dostępie do systemu w związku z koniecznością przeprowadzenia okresowej konserwacji lub spowodowanych nieprzewidywalnymi sytuacjami (klęski żywiołowe, awarie z winy dostawców usług telekomunikacyjnych itp.).
10. Wszystkie prawa majątkowe do nazw, znaków towarowych, oznaczeń słowno-graficznych Administratora są własnością Administratora a korzystanie z nich wymaga uzyskania jego zgody.
§ 3 RODZAJE USŁUG ŚWIADCZONYCH ZA POŚREDNICTWEM E-BOK
1. Za pośrednictwem E-BOK Użytkownik może otrzymywać w formie elektronicznej dokumenty oraz informacje dotyczące lokalu, do którego przysługuje mu tytuł prawny, a także uiszczać opłaty za jego eksploatację oraz prowadzić korespondencję w sprawach z tym związanych.
2. Warunkiem niezbędnym do otrzymywania przez Użytkownika dokumentów w wersji elektronicznej, o których mowa w pkt. 1, jest wyrażenie zgody podczas rejestracji w E-BOK.
3. E-BOK umożliwia Użytkownikowi dostęp do następujących funkcji:
a) Podgląd kont rozliczeniowych lokali do których Użytkownik posiada uprawnienia,
b) Sprawdzanie sald na rozrachunkach Użytkownika,
c) Wgląd w dane osobowe Użytkownika podane podczas procesu rejestracji,
d) Możliwość dokonywania zgłoszeń i prowadzenia korespondencji pomiędzy Użytkownikiem przy pomocy dedykowanego formularza,
e) Odbieranie komunikatów i wiadomości wysyłanych przez MZB,
f) Możliwość zmiany hasła,
g) Wskazanie odczytów wodomierzy,
h) E-głosowanie nad uchwałami dla wspólnot mieszkaniowych, w tym powiadomienie do opiekuna wspólnoty o oddanych głosach przez poszczególnych właścicieli,
i) Płatności on-line,
j) Powiadomienia SMS/e-mail,
k) Możliwość zgłoszenia nowej, zmienionej liczby osób w lokalu, zmiany wysokości zużycia wody w lokalu i adresu do korespondencji z poziomu indywidualnego konta
4. Funkcjonalność E-BOK może zostać w każdej chwili rozszerzona, bądź też ograniczona poprzez wyłączenie niektórych funkcji, o czym Użytkownik zostanie każdorazowo poinformowany w sposób określony w Regulaminie.
5. O każdorazowych zmianach w funkcjonowaniu E-BOK Administrator będzie na bieżąco informował Użytkowników, co najmniej jednym z trzech następujących sposobów:
a) na adres e-mail podany podczas procesu rejestracji,
b) wiadomością wysłaną poprzez E-BOK,
c) powiadomieniem SMS.
6. Aktywacja/Dezaktywacja usługi SMS.
a) Warunkiem korzystania z usługi informacyjnej SMS jest wyrażenie zgody na korzystanie z tej usługi podczas rejestracji w E-BOK poprzez podanie numeru telefonu kontaktowego, na który mają być przesyłane wiadomości SMS.
b) Użytkownik zobowiązuje się do niezwłocznej aktualizacji numeru telefonu komórkowego służącego do świadczenia niniejszej usługi.
7. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za:
a) niedostarczenie informacji SMS z powodu nieprawidłowo podanego numeru kontaktowego;
b) niedostarczenie informacji SMS w sytuacji, gdy Użytkownik będzie znajdował się poza zasięgiem sieci;
c) niedostarczenie informacji SMS w sytuacji, gdy urządzenie Użytkownika nie będzie włączone;
d) niedostarczenie informacji SMS w sytuacji, gdy z urządzenia Użytkownika korzystają osoby nieuprawnione;
e) problemy w świadczeniu usług, jeżeli nastąpiły one wskutek zdarzeń, których Administrator przy zachowaniu należytej staranności nie była w stanie przewidzieć, w szczególności problemów związanych ze zdarzeniami losowymi o charakterze siły wyższej;
f) przerwy w świadczeniu usług zaistniałej z przyczyn technicznych operatorów telefonii komórkowej.
8. Administrator dołoży wszelkich starań w celu zapewnienia prawidłowego działania usługi informacyjnej, zobowiązując się do wysyłania informacji SMS tylko do tych Użytkowników, którzy spełniają ww. wymagania i wyrazili zgodę na ich otrzymywanie na podany numer kontaktowy.
§ 4 OBOWIĄZKI I PRAWA UŻYTKOWNIKA
1. Użytkownik jest zobowiązany do korzystania z serwisu internetowego E-BOK zgodnie zobowiązującymi przepisami prawa oraz zapisami niniejszego Regulaminu, w szczególności do:
a) niepodejmowania działań zmierzających do prób logowania na inne Konto Użytkownika,
b) wylogowania się z E-BOK niezwłocznie po zakończeniu korzystania.
2. Użytkownik jest zobowiązany do bieżącego kontrolowania informacji przekazywanych przez Administratora za pośrednictwem E-BOK.
3. Zakazane jest dostarczanie przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym. W razie otrzymania przez Administratora urzędowego zawiadomienia lub wiarygodnej wiadomości o bezprawnym charakterze przechowywanych danych, dostarczonych przez Użytkownika, Administrator może zablokować dostęp do tych danych lub je usunąć. Administrator nie ponosi względem Użytkownika odpowiedzialności za szkodę powstałą w wyniku zablokowania dostępu do danych o treści bezprawnej lub ich usunięcia. Administrator powiadomi Użytkownika o zablokowaniu dostępu do danych o treści bezprawnej lub ich usunięciu.
§ 5 REKLAMACJE I WYGAŚNIĘCIE PRAWA DO USŁUG
1. Użytkownik uprawniony jest do składania reklamacji dotyczących działania systemu E-BOK. Reklamacje powinny być kierowane do Administratora na adres e-mail: mzb@mzbwalbrzych.pl.
2. Reklamacje, wraz ze szczegółowym opisem zdarzenia będącego przedmiotem reklamacji, należy zgłaszać nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie uzasadniające jej wniesienie.
3. Reklamacje zostaną rozpatrzone w jak najszybszym terminie, a w przypadku Użytkowników będących konsumentami nie później aniżeli w terminie 30 dni.
4. Administrator jest zobowiązany do usunięcia danych użytkownika z systemu E-BOK i likwidacji jego konta:
a) na żądanie Użytkownika złożone Administratorowi na piśmie,
b) w przypadku utraty tytułu prawnego do lokalu.
5. Użytkownik będący konsumentem ma prawo odstąpić od Umowy świadczenia usług w terminie 14 dni bez podania jakiejkolwiek przyczyny. Aby skorzystać z prawa odstąpienia od umowy należy przesłać pisemne oświadczenie o odstąpieniu na adres e-mail: mzb@mzbwalbrzych.pl.
6. W uzasadnionych przypadkach Administrator może odmówić utworzenia Konta Użytkownika w E-BOK, w szczególności ma prawo do odmowy świadczenia usług Użytkownika, który podjął działania na szkodę Administratora.
§ 6 ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI ADMINISTRATORA
1. Informacje uzyskane przez Użytkownika za pośrednictwem systemu E-BOK bez złożenia oświadczenia o akceptacji dokumentów przesyłanych drogą elektroniczną (załącznik nr 2 do Regulaminu) mają charakter informacyjny i nie mogą stanowić podstawy roszczeń.
2. Informacje uzyskane przez Użytkownika za pośrednictwem systemu E-BOK z podpisanym oświadczeniem przesyłania dokumentów drogą elektroniczną (załącznik nr 2 do Regulaminu) mają charakter rozrachunkowy.
3. Administrator zobowiązuje się do należytej staranności przestrzegania obowiązujących procedur ochrony danych osobowych i ochrony systemów informatycznych. Dla pełnego zabezpieczenia danych wykorzystywany będzie szyfrujący certyfikat SSL.
§ 7 SZCZEGÓŁOWE INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH
1. Administratorem danych osobowych jest Miejski Zarząd Budynków Sp. z o.o. w Wałbrzychu, ul. Andersa 48.
2. Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem: ul. Generała Andersa 48, 58-304 Wałbrzych lub e-mail: iodo@mzbwalbrzych.pl.
3. Cele i podstawa przetwarzania Państwa danych osobowych:
W związku z tym, że będą Państwo korzystać z Internetowego Biura Obsługi Klienta, Państwa dane osobowe będą przetwarzane w następującym celu:
a) nadania uprawnień do systemu E-BOK, na podstawie Państwa dobrowolnej zgody;
b) udokumentowania zawartej umowy i jej rozliczenia, na podstawie przepisów prawa podatkowego, rachunkowego (podstawa z art. 6 ust 1 lit. c RODO);
c) wewnętrznych celów Administratora, w tym statystyki wewnętrznej będących realizacją prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
d) archiwalnym (dowodowym) będącym realizacją prawnie uzasadnionego interesu administratora w zakresie zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
e) w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będącego realizacją prawnie uzasadnionego interesu administratora (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
4. Odbiorcy danych: odbiorcą Państwa danych osobowych będą: podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa, a także podmioty współpracujące z Administratorem w ramach dostarczenia i obsługi systemu E-BOK, w tym w szczególności DomConsult Sp. z o.o., Aleje Solidarności 46, 61-696 Poznań.
5. Zakres danych: Administrator przetwarza następujące kategorie Państwa danych: dane identyfikacyjne, dane ewidencyjne, dane kontaktowe, dane korespondencyjne, dane finansowe, a także dane o rozliczeniach.
6. Okres przechowywania: Dane przetwarzane w oparciu o zgodę administrator może przetwarzać do czasu, aż wycofają Państwo wyrażoną w tym zakresie zgodę. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych administrator może przetwarzać do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Administratora stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez Państwa sprzeciwu wobec takiego przetwarzania. Dane przetwarzane w pozostałym zakresie administrator może przetwarzać przez okres nie dłuższy niż wynikający z obowiązujących przepisów prawa.
7. Pouczenie o prawach: przysługuje Państwu prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez podania przyczyny, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
8. Prawo do skargi: przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO.
9. Prawo do sprzeciwu: w każdej chwili przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, opisanego powyżej. Administrator zaprzestanie przetwarzać Państwa dane w tych celach, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub dane będą niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
10. Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu związanym z automatycznym podejmowaniem decyzji. Automatyczne naliczanie należności czynszowych nie stanowi profilowania danych osobowych w myśl przepisów RODO.
11. Cofnięcie zgody: W przypadku przetwarzania danych w oparciu o wyrażoną przez Państwa zgodę w każdej chwili przysługuje Państwu prawo do wycofania swojej zgody pisemnie na adres Administratora lub elektronicznie, bez podania przyczyny, a także bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W przypadku skorzystania z tego prawa zaprzestaniemy przetwarzania danych w celu objętym uprzednio wyrażoną zgodą.
§ 8 POSTANOWIENIA KOŃCOWE
2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy obowiązującego prawa, w szczególności ustaw określonych w §3 ust. 3 Regulaminu.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania go na stronach internetowych Administratora
Załącznik nr 1
Wałbrzych, dnia…………………………
Wniosek o udzielenie dostępu do systemu E-BOK
Nazwisko i imię ……………………………………………………………………………………………………….
Adres lokalu ……………………………………………………………………………………………………………..
Telefon kontaktowy* ………………………………………………………………………………………………..
Adres e-mail ……………………………………………………………………………………………………………..
Oświadczam, że:
1. Zapoznałem się z Regulaminem E-BOK;
2. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w formie elektronicznej;
3. Dane zawarte we wniosku o dostęp do E-BOK są zgodne z prawdą;
4. Otrzymałem/am login i hasło dostępu do E-BOK
* Podanie numeru kontaktowego oznacza wyrażenie zgody na kontakt telefoniczny lub SMS
…............................................
data i podpis
Załącznik nr 2
Wałbrzych, dnia…………………………
OŚWIADCZENIE O AKCEPTACJI DOKUMENTÓW PRZESYŁANYCH DROGĄ ELEKTRONICZNĄ
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
imię i nazwisko/nazwa właściciela
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
adres lokalu, którego dane mają być udostępnione w systemie EBOK
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
adres korespondencyjny
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
PESEL właściciela
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
telefon kontaktowy/adres e-mail
1. Wyrażam zgodę na przesyłanie dokumentów dotyczących lokalu, którego jestem właścicielem, a sporządzonych przez Miejski Zarząd Budynków sp. z o.o. w Wałbrzychu, tj. zmian wysokości opłat za lokal, rozliczeń wody, wezwań do zapłaty, faktur, duplikatów tych faktur oraz ich korekt, w formie elektronicznej przez MZB Wałbrzych za pośrednictwem internetowego systemu Internetowe Biuro Obsługi Klienta.
2. Zobowiązuję się przyjmować dokumenty, o których mowa w pkt. 1 niniejszego oświadczenia w formie elektronicznej zamiast pisemnej przesyłki listowej.
3. Proszę o przesłanie powiadomienia dostarczenia dokumentów drogą mailową na podany poniżej adres e-mail: ……………………………………………………………………………
4. W razie zmiany adresu e-mail zobowiązuję się do pisemnego powiadomienia o nowym adresie.
………………………………………….....
Czytelny podpis osoby upoważnionej